Проекты: время, деньги, риски

Автор: Ирина Грабовская Источник: портал Тренинги в Украине
Фотограф: Олег Гриценко
Компания: Академия бизнеса EY Медиа:   Галерея  

Академия бизнеса «Эрнст энд Янг» провела мастер-класс, посвященный эффективному управлению проектами. Ведущая Анна Григораш рассказала присутствующим о том, как свести воедино все три стороны «железного треугольника» проекта, а именно — бюджет, срок и качество конечного продукта. Подробности узнавала журналист портала Training.com.ua Ирина Грабовская.

Проекты: время, деньги, риски
Проекты: время, деньги, риски

«Проекты — это способ реализации стратегических и тактических планов компании.»

Начиная свой мастер-класс, ведущая Анна Григораш напомнила участникам об особенностях проекта как объекта управления. Она рассказала, что проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. «Если перед вами стоит определенная цель, требующая выполнения взаимосвязанных задач командой участников, в рамках бюджета и с ограниченным сроком, то вы имеете дело с проектом».

Тем не менее, независимо от важности проекта для компании, мало кто застрахован от ряда нежелательных явлений в управлении проектами:

1) нарушение изначальных сроков,

2) частые изменения содержания проекта,

3) необходимость повторного выполнения некоторых работ,

4) отсутствие необходимых ресурсов, когда они были обещаны,

5) борьба за приоритеты между проектами,

6) превышение бюджета.

Управление содержанием проекта

Ключевыми параметрами управления проектом являются задание, сроки и бюджет. Это ограничение называют «железным треугольником проекта». Геометрический феномен данного треугольника заключается в том, что нельзя увеличить или уменьшить одну сторону, не затронув две других.

Параметры управления проектом — это, как правило, тройное ограничение: задание, сроки и бюджет

По словам ведущей, в каждом проекте ключевым может быть один, максимум два, из перечисленных факторов: «Если вам скажут, что в вашем проекте приоритетны все три фактора — качество, бюджет и сроки — не верьте. Рано или поздно заказчику придется определиться, каким из параметров он готов «пожертвовать».

Когда содержание продукта и проекта определено, руководитель проекта приступает к декомпозиции — разделению результатов проекта на более мелкие, понятные и более управляемые элементы.

Глубина декомпозиции определяется так, чтобы на нижнем уровне можно было:

  • — достоверно оценить стоимость и продолжительность работ;
  • — надежно контролировать выполнение работ.

Управление сроками проектов

Когда определены цели и критерии качества проекта, прописано техническое задание, рассчитаны бюджет и сроки проекта, тогда и начинается самое интересное. Заказчик, для которого срок проекта является значимым критерием, будет настаивать на сокращении длительности выполнения работ. Вот тут руководителям и участникам проектов потребуется знание подходов к сокращению сроков проекта и применение традиционных и нетрадиционных техник для реализации проекта со сжатыми сроками.

Анна Григораш, тренер, Академия бизнеса «Эрнст энд Янг»
Анна Григораш, тренер, Академия бизнеса «Эрнст энд Янг»

Анна Григораш рассказала, что при планировании сроков проекта обычно используют метод критического пути. Он определяет максимальную длительность проекта, анализируя цепочку работ. Поскольку на критическом пути находятся работы, у которых нет временного резерва, руководитель и команда проекта должны обращать на него особое внимание.

Основные методы сокращения критического пути:

1. Метод сжатия предполагает уменьшение длительности отдельных операций. Недостаток метода состоит в том, что он не всегда позволяет получить приемлемое решение, а также может привести к увеличению стоимости из-за назначения дополнительных ресурсов на операции.

2. Метод быстрого прохода — параллельное исполнение операций, которые обычно выполняются последовательно. Недостаток — возрастают риски дополнительных доработок.

Критический путь определяет максимальную длительность проекта

Помимо традиционных техник, стоит уделить внимание методу критической цепи, разработанному доктором Эли Голдраттом. Критическая цепь принимает во внимание ограниченность ресурсов исполнителя проекта, что позволяет оптимизировать их. Кроме того, в расчет принимаются такие факторы как синдром студента, закон Паркинсона, интеграция и мультизадачность.

Умелое использование вышеупомянутых техник позволяет сократить критический путь, эффективно использовать ограниченные ресурсы компании и повысить эффективность команды, выполняющей проект.

Анна Григораш:

Анна Григораш:«Управление проектом в большинстве случаев предполагает работу с изменениями, причем не только во внешней среде и в условиях неопределенности.»

Управление стоимостью проекта

Ведущая уделила внимание технологиям оценки целесообразности проекта (критериям принятия инвестиционных решений) и технологиям оценки эффективности управления проектом.

Оценка стоимости — количественная оценка вероятных затрат, необходимых для выполнения работ по проекту. Ведущая отметила, что это итеративный процесс. «Оценка стоимости является прогнозом, основанным на информации, известной на конкретный момент времени. Точность оценки стоимости повышается по мере выполнения проекта».

Особое внимание в мастер-классе также было уделено расстановке приоритетов в использовании ограниченных ресурсов исполнителей, применении показателей контроля за исполнением проекта и управлению рисками проекта.

Оценка стоимости — это прогноз, основанный на информации, известной на конкретный момент времени

В заключительной части занятия Анна Григораш подчеркнула: если уделить внимание рассмотренным аспектам, управление проектами станет намного более эффективным, с учетом всех требований — качества конечного продукта, выделенного бюджета и сроков, отведенных на реализацию проекта.

БЛИЦ-ИНТЕРВЬЮ С ТРЕНЕРОМ
Анна Григораш, тренер, Академия бизнеса «Эрнст энд Янг»

Анна Григораш,
тренер, Академия бизнеса «Эрнст энд Янг»

«Т»: Анна, почему, на Ваш взгляд, тема управления проектами так актуальна? В чем ценность навыков управления проектами?

А.Г.: Тема управления проектами вызывает интерес, потому что все большее число руководителей приходят к необходимости описания бизнес-процесса по решению некоторой поставленной временной задачи. В компаниях с проектной деятельностью — тем более.

Ведь хочется некоторой структуры и тиражирования этой практики среди сотрудников. Чтобы не «каждый раз заново» и не «почему у этой команды получается достичь поставленной цели, а у другой — нет». Здесь как раз и пригодится упомянутый вами навык проектного управления.

«Т»: В чем особенности управления проектами в условиях неопределенности и изменчивости внешнего окружения?

А.Г.: Управление проектом, как правило, связано с управлением изменениями, причем не только во внешней среде и условиях неопределенности. Некоторые факторы в принципе невозможно учесть на этапе проектирования, что добавляет стоимости, удлиняет сроки и увеличивает уже в процессе реализации. В условиях неопределенности таких факторов становится больше.

«Т»: Каким образом развитие менеджерских навыков управления проектами помогает реализации стратегии компании и получению конкурентных преимуществ?

А.Г.: Самым непосредственным. Стратегия воплощается в жизнь сотрудниками, деятельность которых при правильном каскадировании (целей компании в цели подразделений) направляется на достижение поставленных стратегических ориентиров. Здесь важны и процессная, и проектная деятельность. Последняя необходима для получения определенных продуктов (например, создания новых товаров, открытия подразделений), которых не существовало ранее.

От скорости и качества появления таких продуктов зависит успех воплощения в жизнь стратегии компании. Растянуть срок, не достичь необходимого уровня качества или лишиться ключевых сотрудников в процессе — означает потерю конкурентного преимущества.

«Т»: Как успешное управление проектами влияет на эффективность и результативность бизнеса?

А.Г.: Во-первых, успешные проекты добавляют компании стоимость. Во-вторых, как мы уже отметили, своевременные действия в конкурентной среде могут принести компании преимущество. Не говоря уже о репутации и прочих нематериальных аспектах.

МНЕНИЯ УЧАСТНИКОВ МЕРОПРИЯТИЯ
Маргарита Побилец, проектный менеджер, «Альфа-Банк» Украина

Маргарита Побилец,
проектный менеджер, «Альфа-Банк» Украина

Мне очень понравилась практическая направленность мастер-класса. За короткое время ведущая успела изложить те принципы, которые ложатся в основу качественного управления проектами. Умелое распределение времени, правильная структура занятия позволили всем участникам высказать свое мнение в пределах созданных рабочих групп и обменяться опытом с остальными участниками мастер-класса.

Вообще тема управления проектами актуальна для меня, потому что я сама сейчас являюсь проектным менеджером. И этот мастер-класс дает мне возможность консолидировать полученные практические знания.

На разных этапах реализации проекта возникают разные проблемы, которые выбивают из колеи и мешают достигать нужных результатов. Это может быть недостаточное финансирование, непонимание внутри группы, которая работает над реализацией проекта, нечетко поставленные задачи или непонимание заказчика. На самом деле, этот перечень можно продолжать еще долго, но это — основные трудности, с которыми приходится сталкиваться проектным менеджерам.

Я выбрала именно этот мастер-класс от компании «Эрнст энд Янг», потому что это как взгляд со стороны. Проектный менеджмент — моя профилирующая деятельность, и я стараюсь все время изучать новые продукты, которые есть на рынке. Надеюсь, данный мастер-класс утвердит либо исправит мои убеждения, покажет, правильно ли то, что я делаю в работе, и подскажет, где почерпнуть новую информацию.

Андрей Веремчук, руководитель, «Единый Кошелек»

Андрей Веремчук,
руководитель, «Единый Кошелек»

Хочу сказать, что мне очень нравятся тренинги компании «Эрнст энд Янг»: они систематизируют накопленные на практике знания. Просто в каждодневной суете не всегда хватает времени остановиться и подумать. А на таких занятиях делаешь небольшую паузу и при помощи квалифицированного тренера систематизируешь свой опыт. Поэтому всегда с удовольствием прихожу на мероприятия подобного рода, а потом успешно использую полученные знания в работе. Очень понравилось, что здесь в рамках одного дня можно почерпнуть очень полезную информацию.

Сегодня выделил для себя полезную идею — что проектом все-таки необходимо управлять. Это очень важно, ведь во многих случаях проекты в компаниях не управляемы либо же замкнуты в головах их исполнителей. Даже, казалось бы, простое описание проекта на бумаге — очень ценно, потому как позволяет всем участникам проекта знать, чем и когда заниматься, и главное — какой результат в итоге должен быть.

Я руководитель компании, и для меня вопрос эффективного управления проектами — один из самых актуальных на данный момент. С какими трудностями приходится сталкиваться при реализации проектов? Наверно, трудности чаще всего связаны с персоналом. Потому что сотрудники разные, и понимание результата у каждого свое, а у некоторых его вообще нет.

Поэтому важно доносить эту информацию, причем так, чтобы каждый из участников проекта правильно понимал свою роль в нем. Когда все понимают, что им нужно делать, то и руководитель уже уходит на второй план.

Фотоотчет с мастер-класса Анны Григораш "Управление проектами"
(45 фото)  Дата добавления: 21 января 2013
Фотоотчет с мастер-класса Анны Григораш

Академия бизнеса «Эрнст энд Янг» провела мастер-класс, посвященный эффективному управлению проектами.



Читайте также лучшие публикации раздела «Наше все»:
Треугольник развития менеджера 30 января 2012
Проверка на прочность 26 января 2012
На портале "Тренинги в Украине" размещена полная и актуальная информация о рынке тренинговых услуг. Вы можете выбрать тренинги, семинары, учебные курсы по управлению проектами в открытом, корпоративном формате или объявить тендер на обучение.
 




Внимание! Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции.
← Перейти на  главную страницу
О портале
Подписка на новости
Размещение рекламы
Условия републикации
Тренинговым компаниям
© 2006-2020, Центр Развития Карьеры
"Формула Успеха", тел.: (044) 501-28-68,
e-mail: editor@training.com.ua