Правила эффективного управления сроками проектов

Не важно, чтобы каждое отдельное задание было выполнено в срок. Важно, чтобы в срок был завершен весь проект
Элия Голдратт

«Проекты — это способ реализации стратегических и тактических целей компании», — такими словами начала свой мастер-класс Анна Григораш. И судя по большому количеству участников, которые посетили мастер-класс, с этим утверждением едва ли поспоришь, ведь повышенный интерес к теме управления проектами вполне обоснован.

Железный треугольник проекта

Начиная мероприятие, Анна вкратце напомнила присутствующим об особенностях проекта как объекта управления. Она рассказала, что если перед вами стоит определенная цель, требующая выполнения взаимосвязанных задач командой участников, в рамках бюджета и с ограниченным сроком, то вы имеете дело с проектом.

Итак, проект предполагает:

• — достижение конкретных целей
• — ограниченный срок выполнения
• — уникальный продукт
• — координированное выполнение взаимосвязанных действий несколькими исполнителями

К сожалению, как бы ни была важна для компаний реализация проектов, мало кто застрахован от ряда нежелательных явлений в управлении проектами:

1) нарушение изначальных сроков,

2) частые изменения содержания проекта,

3) необходимость повторного выполнения некоторых работ,

4) отсутствие необходимых ресурсов, когда они были обещаны,

5) борьба за приоритеты между проектами,

6) превышение бюджета.

Успех управления проектом во многом определяется контролем «железного треугольника» — задания, срока и бюджета. Геометрический феномен данного треугольника заключается в том, что нельзя увеличить или уменьшить одну сторону, не затронув две других.

Успех управления проектом во многом определяется контролем «железного треугольника» — задания, срока, бюджета

По словам ведущей мастер-класса, в каждом проекте ключевым может быть только один из перечисленных факторов: «Если вам скажут, что в вашем проекте приоритетны все 3 фактора — качество, бюджет и сроки — не верьте. Рано или поздно определится один, наиболее приоритетный фактор». А это значит, что ради соблюдения ключевого фактора придется жертвовать двумя остальными.

Управление сроками проектов

«Если в вашем проекте ключевой фактор — сроки, будьте готовы к тому, что придется жертвовать либо качеством конечного продукта, либо бюджетом, выделенным на реализацию проекта», — говорит Анна Григораш.

Дело в том, что когда определены цели и критерии качества проекта, прописано техническое задание, рассчитаны бюджет и сроки проекта, тогда и начинается самое интересное. Заказчик, для которого срок проекта является значимым критерием, будет настаивать на сокращении длительности выполнения работ.

Вот тут руководителям и участникам проектов как раз и потребуется знание подходов к сокращению сроков проекта и применение традиционных и нетрадиционных техник для реализации проекта со сжатыми сроками.

Анна Григораш, тренер, Академия бизнеса «Эрнст энд Янг»

Анна Григораш отметила, что при планировании сроков проекта обычно используют метод критического пути. Он определяет максимальную длительность проекта, анализируя цепочку работ. Поскольку на критическом пути находятся работы, у которых нет временного резерва, руководитель и команда проекта должны обращать на него особое внимание.

Методы сокращения длительности операций

Критический путь можно изменить путем изменения продолжительности составляющих его отдельных работ. Поэтому, если у команды проекта стоит задача сократить срок выполнения всего проекта, она может прибегнуть к методам сокращения длительности отдельных операций. Таких методов несколько, у каждого из них есть свои преимущества и недостатки.

Метод сжатия:

• — укорачивает расписание без изменения содержания проекта, сохраняя ограничения на сроки, даты или иные цели, указанные в расписании;
• — анализ компромиссов стоимости и сроков для определения, каким образом можно максимально сжать сроки при минимальных затратах.

Недостатки:

• — не всегда позволяет получить приемлемое решение,
• — может привести к увеличению стоимости из-за назначения дополнительных ресурсов на операцию.

Метод быстрого прохода:

• — параллельное выделение операций, которые обычно выполняются последовательно.

Недостатки:

• — возрастают риски дополнительных доработок.

Ведущая также дала несколько рекомендаций, как сократить время выполнения работ на критическом пути:

1. Необходим четкий план выполнения работ, который позволит не суетиться, а действовать согласно четко прописанному алгоритму.

2. Некоторые работы можно выполнять параллельно, при этом учитывая их длительности.

3. Необходимо убрать все лишнее с критического пути, все возможные задачи сделать заранее.

4. Можно сделать некоторые работы иначе, если это сокращает срок их выполнения (инновации).

Если перед вами стоит определенная цель, требующая выполнения взаимосвязанных задач командой участников, в рамках бюджета и с ограниченным сроком, то вы имеете дело с проектом

Во время обсуждения данных рекомендаций в зале прозвучала мысль о том, что за сокращение сроков в любом случае придется чем-то «платить», будь то дополнительные затраты либо потеря в качестве. И тут уже заинтересованные стороны проекта сами должны решать, чем они готовы пожертвовать ради сокращения сроков проекта.

Метод критической цепи

Помимо традиционных техник, ведущая рассказала также о методе критической цепи, разработанном доктором Э. Голдраттом. Критическая цепь принимает во внимание ограниченность ресурсов исполнителя проекта, что позволяет планировать их использование максимально эффективно. Иными словами, критическая цепь — это критический путь с учетом ограниченности ресурсов исполнителя.

Кроме того, рекомендуется принять в расчет такие причины невыполнения изначальных обязательств проекта как:

• — студенческий синдром (начну выполнять как можно позже),
• — закон Паркинсона (работа занимает все время, отведенное на ее выполнение),
• — мультизадачность (выполнение нескольких задач одновременно увеличивает длительность проекта),
• — интеграция (опоздания полностью передаются следующему заданию, в то время как выигрыш по времени не передается совсем).

Если рассматривать проект с точки зрения критической цепи, то каждая задача проекта — это отдельное звено, и все они взаимосвязаны. Среди ресурсов исполнителя проекта, как правило, есть так называемое «узкое горлышко» (ресурс, мощность которого не позволяет выполнить все возлагаемые на него задачи в заявленные сроки) или ресурс с ограниченной мощностью, который в принципе способен выполнить поставленные задачи в срок при том, что его мощность меньше остальных используемых в проекте ресурсов.

Не важно, чтобы каждое отдельное задание было выполнено в срок. Важно, чтобы в срок был завершен весь проект

Для поиска «узкого горлышка» проекта ведущая предложила использовать такие вопросы:

• — Где вероятнее всего проекты «застрянут» на самое длинное время?
• — Где вероятнее всего будет наиболее сильное перепрыгивание от задания к заданию?
• — Где наиболее важно максимально задействовать ресурс?

После того, как «узкое горлышко» проекта найдено, необходимо использовать оптимальный алгоритм действий с учетом данного звена. Во-первых, составить график работы с учетом ограниченной мощности наиболее загруженного ресурса. Во-вторых, составить планы всех проектов с учетом возможностей этого «узкого горлышка».

При этом очень важно не запускать в работу новые задачи, даже если некоторые ресурсы простаивают, а также не оптимизировать остальные ресурсы.

Особое внимание в мастер-классе также было уделено расстановке приоритетов в использовании ограниченных ресурсов исполнителей и применении показателей контроля за исполнением проекта.

Заканчивая мастер-класс, ведущая подчеркнула: если уделить внимание рассмотренным аспектам, управление сроками проектов станет намного более эффективным и органично впишется в общую систему управления проектом, с учетом требований к качеству конечного продукта и бюджета, выделенного на реализацию того или иного проекта.

МНЕНИЯ УЧАСТНИКОВ МЕРОПРИЯТИЯ

Елена Калибаба, внешний консультант по обучению Елена Калибаба, внешний консультант по обучению Сейчас у меня период перемен: я ушла из благотворительной сферы, в которой проработала 10 лет, и перешла в бизнес. Поэтому для меня тема мастер-класса особенно актуальна. Дело в том, что когда я работала в благотворительности, у нас проекты были весьма специфические: была конкретная задача и конкретная сумма, поэтому превышения бюджета более чем на 20% никогда не было. Приоритетным у нас всегда был фактор качества, потому что мы реализовывали проекты для социально незащищенных групп населения: детей-сирот, одиноких матерей и т. д. В бизнесе же я столкнулась с совершенно иным подходом к реализации проектов, и у меня сейчас происходит «переворот» в сознании. Сейчас я занимаюсь новым проектом в бизнес-организации, и один из важных аспектов — это сохранение баланса между запланированными целями, ресурсами, затратами и сроками. Что касается сроков в управлении проектами, то это всегда актуальный фактор. Но мне кажется, что здесь от одного человека ничего не зависит. Я все-таки верю, что любого человека можно мотивировать, и если мы работаем в команде над проектом, и сроки горят, то нужно обратиться ко всем участникам проекта. Не знаю, насколько это работает в бизнесе, еще не успела попробовать, но в общественной деятельности это работает на 100 процентов! Ирина Андреева, начальник отдела подбора персонала, К.А. Н. Девелопмент Ирина Андреева, начальник отдела подбора персонала, К.А. Н. Девелопмент В классическом понимании, управление проектами ассоциируется только с девелоперами или проект-менеджерами. Я считаю, что каждый человек в той или иной степени работает над своим проектом, не важно, в какой сфере. Занимаясь подбором персонала, я понимаю, что формирование команды — это тоже проект, имеющий свои сроки, свой бюджет и определенные параметры качества. Если говорить о проектах, которые реализует наша компания, то наиболее важным фактором являются сроки. Мы — девелоперская компания, все наши проекты долгосрочные и дорогостоящие, поэтому главный вопрос мастер-класса «Как успеть в срок?» очень актуален. То, о чем говорила сегодня Анна Григораш: найти слабое звено, разобраться в структуре компании, оптимизировать ресурсы и бизнес-процессы — я считаю, должно стоять на первом месте, а сотрудников, которые непосредственно участвуют или, тем более, руководят проектами, необходимо специально обучать этим навыкам. Александр Макаревич, начальник лаборатории психодиагностики Александр Макаревич, начальник лаборатории психодиагностики Очень понравился стиль ведения мастер-класса. Видно, что ведущая хорошо подготовлена. Удачно была подана технология управления сроками проекта. Внимание участников было акцентировано на необходимых моментах. С другой стороны, тут не было сказано о персонале и его роли в проекте. Например, интересно было бы услышать о том, как координировать разные типы людей при управлении проектами. Может быть, это не было целью конкретного мастер-класса, но, тем не менее, эта тема, на мой взгляд, очень важна. Ведь можно в команду, которая занимается проектом, набрать идеалистов, которые разработают супер проект, но разработка займет очень много времени, и вряд ли такой «идеальный» проект вообще когда-либо будет реализован. Можно набрать команду аналитиков, которые все просчитают, но в то же время будут тормозить проект и не смогут увидеть перспективу. А можно грамотно подойти к этому вопросу и на нужные места поставить нужных людей, чтобы проект от этого максимально выиграл.

1 марта Академия бизнеса «Эрнст энд Янг» провела мастер-класс, посвященный теме управления сроками проектов.