Новый уровень взаимодействия и совместной работы сотрудников внутри компании

Источник: портал Тренинги в Украине
Компания: Lizard Soft

Проще, доступнее, эффективнее, нагляднее и быстрее! Такие тенденции сегодня преобладают в подходах к организации внутренних процессов в компаниях. В сфере управления персоналом такая практика будет далеко не лишней. От того, насколько эффективно функционирует HR-механизм может и зачастую зависит выполнение профильных функций в организации.

Новый уровень взаимодействия и совместной работы сотрудников внутри компании
Новый уровень взаимодействия и совместной работы сотрудников внутри компании

22 мая 2013 года в Киеве состоится всеукраинская конференция «SharePoint Conference Ukraine 2013», посвященная рассмотрению возможностей одного из наиболее востребованных на сегодняшний день продуктов компании Microsoft. Основная задача платформы Microsoft SharePoint - качественная организация взаимодействия и совместной работы сотрудников внутри компании путем автоматизации внутренних процессов.

О том, насколько важен для современных организаций элемент автоматизации процессов управления персоналом и как это сделать наиболее эффективно, мы беседуем с докладчиками SharePoint Conference Ukraine 2013:

  • — Мария Локтионова - эксперт по управлению персоналом в Украине, директор и совладелец консалтинговой компании H-ART, в прошлом занимала должность директора по персоналу холдинга в Fozzy Group, где в течении 8 лет создала команду в 45 000 человек;
  • — Анна Подгорная - директор по персоналу «Майкрософт Украина», 9 лет в сфере управления персоналом, 7 из которых - в роли руководителя в таких компаниях, как «Голден Телеком», фармацевтической корпорации «Артериум», «Индекс-банке» и страховой компании «Оранта-жизнь»;
  • — Ирина Топилина - эксперт в области построения и оптимизации рекрутинг-процессов с 8-летним стажем и опытом успешной реализации проектов по комплексному построению рекрутинга в трех ИТ-компаниях;
  • — Евгения Шатилова - эксперт кадрового рынка России, основатель социально-мотивационной платформы Pryaniky.com, в прошлом 3,5 года руководила порталом по трудоустройству rabota.ru.

«Т»: Каковы последние тенденции в процессах управления персоналом? Какова роль автоматизации?

Мария Локтионова, эксперт по управлению персоналом в Украине, директор и совладелец консалтинговой компании H-ART

М.Л.: В компаниях торгово-производственного сегмента и розницы на сегодняшний день востребованными являются следующие процессы управления персоналом:

  • — контроль расходования ФОТ, пути разумной оптимизации, для чего и используется автоматизированный учет рабочего времени, а также программные решения для оптимального планирования графиков выхода на работу;
  • — простая в обслуживании система оценки результативности сотрудников (система KPI's), связанная с последующим построением карьеры. Необходимые программные решения, которые свяжут финансовые результаты, нефинансовые результаты и программы построения карьеры.
  • — управление участниками проектов, оценка их индивидуальной результативности, эффективности проекта в целом и мониторинг сроков реализации.

А.П.: В настоящее время получает широкое распространение так называемый новый способ работы ("new way of work"). Внедрение нового спооба работы, а именно возможности полноценно работать и эффективно взаимодействовать из любого места, в любое время и наиболее удобным способом позволяет увеличить продуктивность и улучшить удовлетворенность персонала. Успешное внедрение такого способа работы зависит, в первую очередь, от способности компании предложить инструменты для удаленной работы, а также создать среду для взаимодействия. Главными чертами нового работника будут мобильность, гибкость и принятие многообразия. Роль автоматизации в этом процессе трудно переоценить, ведь именно с помощью ИТ-решений и возможен новый способ работы.

И.Т.: Тенденции в разных сферах бизнеса разные. Я могу сравнивать группы компаний ИТ и «не ИТ» (это банки, FMCG, страховые и т.д., хотя, я уверена, в каждом из этих секторов тоже есть различия в потребностях). Для ИТ-компаний на сегодняшний день важен скорее Resource & Competence Management. Компаниям необходимы решения, позволяющие грамотно и эффективно распределять специалистов на проекты, а так же отслеживать и развивать навыки и знания своих сотрудников, фактически иметь обновляемую базу данных всех компетенций сотрудников. Кроме того, неизменным спросом пользуются новые подходы к рекрутингу.

Обе группы процессов требуют и хорошо поддаются автоматизации. Что касается «не ИТ», то, судя по темам, которые живо обсуждаются на конференциях, сейчас актуальны процессы грейдирования, оценки, систем KPI. Так как эти процессы направлены на получение цифровых показателей, то их сам Бог велел автоматизировать. Использовать Excel для компании численностью более 200 человек - крайне нерационально и ненадежно.

Е.Ш.: В первую очередь, усиление внимания к удержанию персонала - мотивации, вовлечению и пр. Для этих целей не столь актуальна автоматизация, сколько укрепление корпоративной культуры и HR-бренда, изменение подхода к обустройству офиса и управлению рабочим временем, выход в социальные сети. Автоматизация при этом так или иначе сопровождает все те процессы, что имеют выстроенную структуру, но у задачи автоматизирования чего-либо сегодня появляется дополнительная задача - вовлечения сотрудников в эффективное использование новых решений (а не просто установка нового ПО и выпуск приказа о том, что "теперь мы работаем так").

«Т»: Насколько автоматизация процессов управления персоналом востребована?

Анна Подгорная, директор по персоналу «Майкрософт Украина»

А.П.: Я думаю, что любая компания, которая системно подходит к управлению персоналом, заинтересована в автоматизации HR-процессов. Я не верю, что процесс может быть эффективным, если он не автоматизирован. Говорят, что, если автоматизировать хаос, то получится автоматизированный хаос. Автоматизация, как минимум, стимулирует к тому, чтобы описать процесс, сделать его понятным для участников, а значит рабочим. Время хранения документов в папках прошло, также, как и время, когда большие отделы кадров производят множество мануальных операций с документами.

Большинство компаний переходит на принцип самообслуживания, когда дело касается управления процессами администрирования персонала (такими, как обновление данных в системах, оформление запросов на командировки, отпуск и т.д.), теперь это делают сами сотрудники. По моему опыту автоматизация процессов управления персоналом - это не только ключ к эффективности процессов, но и к внедрению культуры самообслуживания.

Е.Ш.: Разумеется, кадровое делопроизводство - но оно имеет, пожалуй, самую богатую историю автоматизации. Рекрутинг. Compensation&Benefits. Обучение и развитие карьеры. Автоматизация вызывает интерес, но не всегда ее внедрение своевременно и не всегда дает должный эффект. Ведь помимо автоматизации процесса, важно еще и вовлечение персонала в его эффективное использование. А для этого важно решить ряд других задач: как донести до сотрудников необходимость изменений? как научить их эффективному использованию нового инструмента? как вызвать у них желание использовать новый инструмент (а не загонять их в интерфейс нового ПО пинками)?

«Т»: Какие HR-процессы стоит автоматизировать?

М.Л.: Обязательно процессы кадрового администрирования и процессы управления Фондом рабочего времени, Затем оценка результативности (система KPI's). Также целесообразно автоматизировать программы управления талантами - контроля карьерного роста. Важно понимать одно: программы не цель, а ресурс, который оптимизирует затраты времени и привлекаемых к обслуживанию этих процессов людей. И принимая решение об автоматизации, как и любой проект, Вам потребуется финансовый анализ.

А.П.: У нас в компании автоматизированы все HR-процессы - от заявки на командировку до системы оценки деятельности (постановки задач, получения обратной связи, оценки работы). Я бы хотела особо выделить один процесс, который, я считаю, очень важно автоматизировать - это управление знаниями. Наличие в компании портала, где сотрудник может получить ответ на любой вопрос в области управления персоналом, - это возможность передать знания и информацию, причем одинаковую для всех сотрудников. У нас таким порталом является hrweb, здесь каждый может найти информацию на интересующую тему, задать вопрос своей HR-команде, найти ссылку на любую HR-систему. Кроме того, у нас есть портал (roleguide), который описывает карту обучения для сотрудника, то есть те тренинги, которые сотруднику необходимо или желательно пройти, чтобы подготовить себя к успешной работе в роли. Плюс к этому портал learningcentral, некий каталог тренингов, служит для выбора и регистрации на обучающее мероприятие, а также прохождения онлайн тренингов. Такая полная автоматизация всех аспектов обучения (от выбора до прохождения) позволяет обеспечить 90000 человек необходимыми знаниями и навыками. Возможен ли такой результат без автоматизации? Я думаю, вопрос риторический...

Евгения Шатилова, эксперт кадрового рынка России, основатель социально-мотивационной платформы Pryaniky.com
Е.Ш.: Те, что уже выстроены на уровне бизнес-логики. В противном случае "попытка автоматизировать бардак приводит к автоматизированному бардаку". Если в компании отлично выстроен процесс нематериального стимулирования, то почему бы его не автоматизировать.

«Т»: Какие выгоды получают руководители, сотрудники, компания в целом?

А.П.: Во-первых, процесс становится понятным для всех его участников. Во-вторых, автоматизация экономит время, поиск информации предыдущих периодов, обмен электронными письмами, восстановление потерянных данных становятся неактуальными. В-третьих, позволяет отслеживать качество процесса, а значит управлять им. В-четвертых, обеспечивает возможность работы с данными удаленно. В-пятых, в-шестых, в-седьмых... Я - большой поклонник автоматизации и буду рада поделиться своим опытом в данном вопросе на конференции Share Point 22 мая 2013 года. До встречи на конференции!

Ирина Топилина, эксперт в области построения и оптимизации рекрутинг-процессов
И.Т.: Некоторые выгоды неочевидны. Попробую перечислить.

1. Сбор статистики - прогнозирование - масштабирование процессов. Я часто сталкиваюсь с ситуацией, когда HR-ру в компании не придаётся должного значения. HR не является важной частью бизнеса на ряду с продажами, например. Думаю, причина в самом HR-ре. Мы не умеем разговаривать с бизнесом на одном языке. Мы не можем перевести нашу деятельность в цифры (желательно в денежный эквивалент). Первый шаг в диалоге с бизнесом - это на основе статистических данных показать результаты своей работы, сравнить разные периоды, показать сколько денег потратили на те или иные результаты. Затем, на основе статистических данных, можно прогнозировать деятельность HR и на основе этих данных строить стратегии, корректировать те или иные этапы процесса для достижения результатов, которых ожидает компания. В случае, если компании необходимо сделать резкий скачек в развитии (например, увеличить численность сотрудников в 2-3 раза за полгода, год), именно правильно собранная статистика позволит грамотно и эффективно составить перечень мероприятий по масштабированию рекрутинга и HR.

2. Безопасность хранения информации. Далеко не всем сотрудникам, даже HR, нужно знать кто сколько зарабатывает, как кто прошел аттестацию, как кто выглядит на фотографии в паспорте. На данные в электронном виде невозможно разлить чай, случайно выбросить. К таким данным нет доступа у людей, которым не нужно владеть такой информацией, исправления в документах можно легко отследить. При правильном распределении уровней доступа такие данные сложнее вынести из компании.

3. Надёжность. Мы работаем с колоссальным объемом данных, документов, цифр, все в голове не удержишь. Человеческое внимание и память может подвести, автоматизация эти риски минимизирует.

4. Оперативность. Не побоюсь показаться слишком очевидной, сказав, что поиск резюме по ключевым словам в базе данных намного быстрее, чем перебирать сотни бумажных резюме руками.
А теперь можно посчитать денежные затраты компаний когда срабатывают риски, которые я описала. Суммы будут разные в каждой компании, но за год они все равно окажутся больше, чем затраты на автоматизацию.

Е.Ш.: Экономию времени. Времени - в человекочасах. А человекочасы прекрасно пересчитываются в условные денежные единицы. Соответственно, компания получает снижение издержек либо увеличение прибыли (в зависимости от того, какой бизнес-процесс автоматизируем). Снижается потеря информации (например, об уже отсобеседованных кандидатах) и сотрудникам не нужно помногу раз выполнять одну и ту же работу (что сильно демотивирует). Более эффективное достижение KPI - для сотрудников и руководителей.

Портал Training.com.ua выступает партнером конференции «SharePoint Conference Ukraine 2013» и приглашает HR-специалистов 22 мая 2013 посетить это мероприятие.



Читайте также лучшие публикации раздела «Наше все»:
О чем молчат финансисты 31 мая 2012
8 признаков того, что вашей организации необходим коучинг 17 мая 2012
На портале "Тренинги в Украине" размещена полная и актуальная информация о рынке тренинговых услуг. Вы можете выбрать тренинги, семинары, учебные курсы по технологиям управления персоналом в открытом, корпоративном формате или объявить тендер на обучение.
 




Внимание! Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции.
← Перейти на  главную страницу
О портале
Подписка на новости
Размещение рекламы
Условия републикации
Тренинговым компаниям
© 2006-2020, Центр Развития Карьеры
"Формула Успеха", тел.: (044) 501-28-68,
e-mail: editor@training.com.ua