Мошенничество в компании: профилактика и расследование

Автор: Антонина Ижицкая Источник: портал Тренинги в Украине
Фотограф: Олег Гриценко
Медиа:   Галерея  

Мошенничество — явление, которое часто встречается в мире бизнеса вне зависимости от его специализации и масштаба. О том, как распознать и предотвратить мошенничество, а также правильно организовать его расследование, узнавала журналист портала Training.com.ua на тренинге «Профилактика мошенничества в компании», проведенным компанией SMART Consulting.

Мошенничество в компании: профилактика и расследование
Мошенничество в компании: профилактика и расследование

Как отметила ведущая тренинга Оксана Басманова, многие руководители считают мошенничество среди сотрудников явлением более опасным, чем любые внешние угрозы, так как оно разрушает компанию изнутри. Мошенничество приносит не только прямой ущерб в виде потери активов, расходов на ликвидацию последствий и простоя производства, но и ухудшение репутации компании.

Руководители компаний, которые испытали на себе горькие последствия мошенничества, борются с ним порою более активнее, чем со своими конкурентами. Для эффективной борьбы с этим явлением необходимо, прежде всего, понимание его природы — в чем заключается мошенничество, по каким причинам сотрудники мошенничают и какие ключевые факторы способствуют возникновению подобных случаев.

Что такое мошенничество?

Мошенничество — это обман, сокрытие или злоупотребление доверием с целью получения денег, собственности или услуг. Ключевыми факторами мошенничества являются:

1) Давление финансовых или других обстоятельств;

2) Возможность совершить и некоторое время скрывать акт мошенничества;

3) Способность оправдать это действие.

Разумеется, на человека влияют не только вышеперечисленные внешние факторы, но и внутренние убеждения. Не стоит надеяться на то, что все сотрудники являются кристально честными людьми. Впрочем, мнение о том, что все люди авантюристы и проходимцы, тоже не является верным.

Данные международной статистики свидетельствуют, что:

  • — 5–10% людей никогда не пойдут на мошенничество, даже при наличии всех трех вышеперечисленных факторов;
  • — 80–90% сотрудников пойдут на мошенничество при наличии безнаказанной возможности;
  • — 5–10% — всегда будут искать возможность совершить мошенничество.

Чтобы предотвратить мошенничество, руководство компании обязано отслеживать информацию о возникновении у сотрудников серьезных финансовых или иных проблем, которые могут подтолкнуть их к мошенничеству.

Наиболее распространенная категория мошенничества — незаконное присвоение активов

В больших компаниях целесообразно иметь службу внутреннего контроля или службу безопасности, основной задачей которых является помощь менеджменту в построении такой системы, которая не давала бы сотрудникам возможности совершать преступления.

Признаками эффективности профилактики мошенничества являются:

1. Личный пример руководства (разумеется, положительный);

2. Прозрачная система карьерного роста;

3. Соблюдение стандартов и процедур выполнения работ;

4. Определенная толерантность руководства к ошибкам сотрудников;

5. Справедливость поощрения сотрудников.

Наличие этих факторов способствует стремлению сотрудников работать честно, что в большинстве случаев намного эффективнее жесткого контроля, на осуществление которого необходимо тратить достаточно много средств.

К сожалению, время от времени случаи мошенничества все же проявляются. Обычно о них рано или поздно становится известно благодаря информации от сотрудников, клиентов, поставщиков. О возможном совершении акта мошенничества могут свидетельствовать следующие признаки в поведении сотрудника:

  • — жизнь «не по средствам»;
  • — финансовые трудности;
  • — нежелание передавать полномочия и делиться информацией;
  • — слишком тесные или дружеские отношения с клиентом, поставщиком, руководителем;
  • — семейные проблемы;
  • — подозрительность, раздражительность, нервозность;
  • — зависимость от чего-либо (включая алкоголь и наркотики);
  • — отказ от отпусков, частые отсутствия по болезни;
  • — жалобы и недовольство различного рода.

Наиболее распространенная категория мошенничества — незаконное присвоение активов: присвоение оплат от клиентов, несанкционированные выплаты работнику со стороны поставщиков или клиентов («откаты», компенсации). В отличие от государственных структур и западных компаний, в украинских частных компаниях менее популярными видами мошенничества являются использование служебного положения и фальсификация отчетности.

Начинаем расследование

Если о факте мошенничества рано или поздно становится известно, то найти лиц, его осуществивших, зачастую бывает весьма непросто. Для этого руководство компании обычно проводит служебное расследование, целью которого, помимо нахождения виновных, является также оценка ущерба и нахождение способов его минимизации, а также выяснение причины возникновения мошенничества и разработка решений по предотвращению подобных случаев в будущем.

Оксана Басманова, бизнес-тренер, консультант компании SMART Consulting
Оксана Басманова, бизнес-тренер, консультант компании SMART Consulting

Оксана Басманова акцентировала внимание участников на часто встречающейся ошибке следователя — предвзятом отношении и обвинительном подходе ко всем сотрудникам, которые попали в круг подозреваемых. Необходимо помнить, что невиновные должны по завершении расследования остаться лояльными к компании.

Первым этапом расследования мошенничества является сбор информации из открытых источников, с помощью аудиторской проверки и путем изучения личных дел сотрудников. Лучше всего, когда сбор информации выглядит естественно — например, в ходе плановой проверки отчетности можно затребовать дополнительные документы с интересующей следователя информацией.

После того, как собрана предварительная информация ситуации и составлен список людей, потенциально обладающих необходимыми сведениями, можно приступать ко второму этапу расследования — опросу сотрудников, клиентов, поставщиков (при необходимости можно использовать очные ставки).

Разумеется, получить от людей нужную информацию не всегда легко. В ходе опросов следователь сталкивается с тремя категориями респондентов:

1) лояльные — рассказывают охотно и все подряд. Общение с этой категорией обычно ведет к потере времени, но при этом дает возможность получить ценную информацию.

2) нейтральные — отвечают о том, о чем их спрашивают, не сообщая дополнительных сведений по собственной инициативе. Соответственно, для получения нужной информации необходимо задавать им правильные вопросы.

3) агрессивные — делиться информацией не склонны, поэтому с ними сначала необходимо установить контакт (поискать общие нейтральные темы разговора, чтобы успокоить и склонить к нормальному общению).

По завершении расследования невиновные должны остаться лояльными к компании

На этапе сбора информации и опроса аудитор формулирует предположения, после чего начитается следующий этап — проверка собранных данных на предмет достоверности, в ходе которого происходит переведение предположений в факты, подтверждение или опровержение ранее сформулированных версий. Именно на этом тапе следователь должен точно убедиться в правильной интерпретации собранной информации.

Последним этапом служебного расследования является подготовка отчета, ориентируясь на который руководство компании принимает необходимые меры. При проведении служебного расследования необходимо соблюдать все юридические требования и тщательно документировать результаты опросов и собранные доказательства.

Наибольшую трудность в ходе служебного расследования обычно представляет этап сбора информации и проведения опросов, на котором Оксана Басманова остановилась более детально.

При предварительном сборе информации необходимо обращать внимание на изменения в компании в период, когда был выявлен факт мошенничества. Возможно, менялось руководство, стандарты, правила, должностные инструкции, приходили новые сотрудники, были карьерные перемещения. Также стоит учитывать отношения между сотрудниками, которые могут быть выявлены в опросах, из данных HR-службы, в результатах аттестаций.

Помимо изменений в компании или отделе, необходимо обратить внимание на осуществление контроля в организации: как контролируются бизнес-процессы, что содержится в отчетах. Такая информация может указать на схему осуществления мошенничества. После этого следует составить список лиц, имеющих возможность воспользоваться слабыми местами системы контроля и изучить их характеристики, а также проанализировать вероятные мотивы и самооправдания.

Помимо «круга подозреваемых» следует поискать и симптомы собственно мошенничества — самого акта, признаки его сокрытия, реализации похищенного, так как практически все аферы оставляют за собой след (украденный товар необходимо где-то хранить или кому-то продать, деньги — спрятать или положить на счет).

Не помешает также поставить себя на место мошенника и попытаться придумать способы совершения, сокрытия, реализации похищенного, возможные в данной ситуации, а затем проверить получившиеся версии.
Дополнительным источником при сборе информации может быть корпоративная электронная почта.

Как провести опрос

Существует несколько типов вопросов, использование которых поможет получить необходимые сведения:

Открытые — помогают собрать недостающую информацию, выявляют основные убеждения и позицию собеседника («Что вы думаете по этому поводу? Расскажите о ваших обязанностях?»);

Поддерживающие — помогают подтвердить понимание, побуждают продолжить начатый разговор, позволяют обобщить, суммировать или сделать вывод. Проясняют стратегию или путь формирования мнения собеседника («Если я вас правильно понял, то…«);

Закрытые — закрепляют мнение, позволяют переломить ход разговора, позволяют взять инициативу в свои руки («Вы подписали этот договор?»);

Альтернативные — предоставляют собеседнику возможный выбор, позволяют взять инициативу, когда партнер колеблется («Вы настроены отвечать на вопросы устно или письменно?»);

Сбор информации должен выглядеть естественно

Зеркальные — демонстрируют собеседнику его убеждения («-Все было под контролем! -Все было под контролем?»);

Изолирующие — экономят время в работе с возражениями или отговорками («Если бы поставщик подписал это приложение к договору, вы бы остановили тендер?»);

Блокирующие — блокируют попытки собеседника манипулировать понятиями, которые можно широко трактовать: хорошо-плохо, меньше-больше, дороже-дешевле, гарантии, качество, надежность и т. д. («Нормально — это как?»).

При проведении опроса необходимо помнить, что град вопросов (т. е. их быстрое перечисление) сбивает собеседника, человек теряется, не зная, на какой вопрос отвечать. Если вы не преследуете такую цель, задавайте следующий вопрос после того, как человек ответит на предыдущий.

Для проверки искренности собеседника в ходе интервью можно попросить его заполнить анкету или выполнить несложный тест, Если человек отвечает на вопросы, не прерывая этого занятия — вероятнее всего, он говорит правду. Если же собеседник вынужден прерваться для ответа — вероятно, он лжет (для лжи необходимо приложить больше усилий, включая контроль мимики, так что мало кто может совместить ее с еще каким-то занятием).

Помимо лжи, следователю в ходе интервью приходится сталкиваться с множеством иных реакций, мешающих получению информации:

  • — Отрицание (закрытость). Для преодоления отрицания необходимо строить вопросы-предположения («если предположить, что…«), каждым следующим вопросом уточняя и расширяя полученный объем информации;
  • — Агрессия, злость. Одним из методов может быть нивелирование себя («я тут ничего не понимаю, не могли бы вы мне рассказать»); кроме того, можно попытаться надавить (но спокойно, без негативных эмоций);
  • — Шантаж, запугивание. Либо надавить, либо отступить, показывая, что вы просто выполняете свою работу;
  • — Пассивность, замкнутость. Для преодоления замкнутости задавать закрытые вопросы, требующие ответа «да/нет», которые постепенно выводят на беседу; может помочь и спокойное объяснение цели беседы;
  • — Высокомерие. Для преодоления можно не противоречить собеседнику, но при этом задавать нужные вопросы;
  • — Клоунада. Для преломления этой линии поведения можно оставить человека одного на некоторое время, чтобы он остыл. Иным методом является подыгрывание в сочетании с нужными вопросами или же запугивание
  • — Собеседник притворяется дурачком. Его можно вовлечь в рассуждение или задавать закрытые вопросы.
  • — Истерика. Подобную реакцию можно либо игнорировать, либо попытаться прервать, сделав резкий жест (бросить, разбить, перевернуть, хлопнуть чем-либо).

В ходе тренинга участники получили не только полезные теоретические знания, но и имели возможность усовершенствовать свои практические навыки коммуникации (в частности, умение правильно задавать вопросы), работы в команде, анализа обстоятельств и принятия решений в различных ситуациях.

ОТЗЫВЫ УЧАСТНИКОВ ТРЕНИНГА
Артем Чухлеб, ведущий специалист Дирекции по безопасности компании «ДТЭК»

Артем Чухлеб,
ведущий специалист Дирекции по безопасности компании «ДТЭК»

Для меня этот тренинг — систематизация и дополнение имеющихся знаний.

Некоторые из рассмотренных методов я уже использовал в своей работе, но часть информации была для меня новой.

Безусловно, полезным также является получение и развитие некоторых навыков общения.

Владимир Матвиенко, руководитель клиентского отдела компании «Софит»

Владимир Матвиенко,
руководитель клиентского отдела компании «Софит»

Этот тренинг принес мне много новой информации.

Правда, в нашей компании случаев мошенничества пока не было и — если уделять внимание его профилактике — не будет.

Хотелось бы также отметить хорошую подачу материала — интересную, доходчивую и без излишней экспрессии, что мне случалось наблюдать на других тренингах.

Виталина Марунич, менеджер по работе с корпоративными клиентами SMART Consulting

Виталина Марунич,
менеджер по работе с корпоративными клиентами SMART Consulting

Благодаря этому тренингу мне удалось не только расширить базу теоретических знаний, но и обзавестись полезными практическими навыками коммуникации, которые, несомненно, пригодятся при переговорах с клиентами.

Фотоотчет с тренинга «Профилактика мошенничества в компании» компании SMART Consulting
(19 фото)  Дата добавления: 30 марта 2011
Фотоотчет с тренинга «Профилактика мошенничества в компании» компании SMART Consulting

11 марта компания SMART Consulting провела тренинг «Профилактика мошенничества в компании». Как отметила ведущая тренинга Оксана Басманова, многие руководители считают мошенничество среди сотрудников явлением более опасным, чем любые внешние угрозы, так как оно разрушает компанию изнутри.



Читайте также лучшие публикации раздела «Наше все»:
Семь трендов мобильного обучения 29 марта 2011
Стратегическое развитие тренера 28 марта 2011
На портале "Тренинги в Украине" размещена полная и актуальная информация о рынке тренинговых услуг. Вы можете выбрать тренинги, семинары, учебные курсы по безопасности бизнеса в открытом, корпоративном формате или объявить тендер на обучение.
 




Внимание! Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции.
← Перейти на  главную страницу
О портале
Подписка на новости
Размещение рекламы
Условия републикации
Тренинговым компаниям
© 2006-2021, Центр Развития Карьеры
"Формула Успеха", тел.: (044) 501-28-68,
e-mail: editor@training.com.ua